Le contenu de ce site a été transféré à http://www.guideevenement.com

Merci à lesblogues.com pour ces 3 belles années et je vous invite à me suivre sur ma nouvelle plate-forme Wordpress au http://www.guideevenement.com

Lyne

Invitations, billets, affiches, programmes de soirée, certificats, logos, dépliants, marques-places, publicité, etc. Par la création de tous ces aspects de communication, le graphiste collabore véritablement à l’identité d’un événement. Comment s’y prendre pour que le graphiste comprenne bien le travail à réaliser ?

Avez-vous déjà été insatisfait du résultat présenté par votre graphiste ? Si oui, vous êtes-vous posé la question suivante, avant de mettre le blâme sur ce dernier : Lui aviez-vous donné les informations adéquates pour qu’il réalise son travail ?

Le brief créatif est une étape primordiale pour débuter le processus.

Pourquoi réaliser un brief créatif ?

Pour sauver du temps et de l’argent. En effectuant une commande claire à votre graphiste, le travail sera plus efficace et donc moins coûteux.

En préparant le brief, vous peaufinerez vos idées, vos besoins et les commandes du client, vous y verrez plus clair en mettant de l’ordre dans vos idées.

Le brief servira de guide et de référence tout au long de la démarche.

Il importe aussi de comprendre que le rôle du graphiste n’est pas dans la formulation des besoins et messages du client, mais plutôt dans la traduction de ceux-ci en aspects visuels.

Que doit contenir le brief ?

Le but premier du brief est d’orienter le graphiste en lui permettant une bonne compréhension des besoins et du mandat. Plus celui-ci est précis, clair et juste, plus le résultat sera satisfaisant.

Les éléments que je vous propose d’inclure dans le document de présentation ne sont pas exhaustifs; il s’agit plutôt de suggestions pour une meilleure collaboration avec votre graphiste.

1.       Votre présentation

La présentation de qui vous êtes permettra au graphiste de situer à qui il a affaires, le milieu dans lequel vous évoluez, et il pourra ainsi mieux cerner vos attentes.

Quelle est votre agence événementielle ? Votre compagnie ?

Quelles sont vos réalisations antérieures ?

Qui sont vos clients ?

Qui sont vos concurrents ?

2.       La présentation de l’événement

Les éléments visuels qui seront développés par le graphiste deviendront l’image de marque et l’identité visuelle de l’événement. Il est donc primordial que le graphiste ait une bonne vision de celui-ci.

Quoi : Type d’événement (levée de fonds, fête d’entreprise, party, lancement, etc)

Qui : À qui s’adresse-t-il ? (profil social, tranche d’âge, genre, localisation, motivations, attentes des participants envers l’événement)

Où : Lieu, heure, date

Objectifs de l’événement : Quelle est la raison de la tenue de l’événement ? Que vise-t-on ? Est-ce un événement rassembleur ? Un événement de valorisation de la marque ? La promotion d’un nouveau produit ? La reconnaissance des employés ?

Le message clé : Quel est le message à faire passer en lien avec l’événement ? Quel est le message que l’entreprise veut mettre de l’avant ? Quels sont les éléments stratégiques et marketing de l’événement ? Existe-t-il des phrases clés ?

3.       Liste de production et budget

Il est important d’établir la liste de tout ce que vous avez besoin en terme graphique, en analysant votre événement de A à Z (invitations, micro-site, marques-places, signalisation, etc.). Le graphiste pourra ainsi voir l’étendue du projet, les différentes déclinaisons et pourra plus facilement établir le calendrier de travail.

Le budget est un point important. Le montant dont vous disposez servira de balise pour les aspects créatifs. En effet, si votre budget est élevé, cela laisse plus de place à divers médiums imprimés. Je vous suggère aussi d’exiger une soumission du travail à votre graphiste, en présentant les heures de réalisation pour chaque projet et le coût d’impression ou autres frais rattachés.  

4.       Les aspects créatifs

Une fois que le graphiste connait bien votre client, l’événement et les messages à mettre de l’avant, il va sans dire que le tout doit se refléter dans la création. Vous pouvez donc discuter du visuel et de vos idées.

Quelle atmosphère voulez-vous que le visuel dégage ?

Aviez-vous pensé à une couleur en particulier ?

Avez-vous des exemples de visuels que vous aimez ?

Que voulez-vous laisser comme empreinte émotive chez les participants ?

Toutes ces questions influencent le ton ainsi que la déclinaison du visuel. Le rôle du graphiste sera aussi de vous poser les bonnes questions afin de cerner ce que vous avez en tête.

5.       Autres informations à vérifier

Est-ce que des logos doivent être utilisés ? Si oui, quelles sont les règles d’utilisation?

Est-ce qu’il y a une charte graphique à respecter ?

Disposez-vous d’un budget pour l’achat d’images ?

Contraintes graphiques : résolution d’image, écran, codage

Est-ce que les documents seront rédigés en plusieurs langues ?

Est-ce du contenu dynamique ou statique ?

Comment les fichiers devront-ils êtres transmis lors du produit final ?

Pour quel type de média ? Imprimé, web, etc.

6.       Plan de travail

Quelles seront les prochaines étapes pour l’avancement de la production ? Évaluez avec le graphiste quel sera le temps nécessaire pour la réalisation de ces étapes.

Quels sont vos délais ? Quand recevrez-vous les textes à intégrer ?

Quelle est la disponibilité de votre graphiste en ce moment ? Il se peut que l’ampleur de votre projet ne convienne pas dans son horaire, et que vous deviez en tenir compte dans votre planification.

Quels sont les livrables au client ?

N’hésitez pas à bien établir la façon dont vous travaillez et ce à quoi vous vous attendez. Un appel hebdomadaire peut s’avérer fort utile, autant en ce qui a trait à la création qu’au réajustement de l’échéancier si cela s’avère nécessaire. Les échanges constants permettent la validation et la compréhension du mandat.

Pièges à éviter :

Présenter à votre graphiste un concept ou une idée bien établie de ce que vous voulez; il s’agit du rôle et du pourquoi vous faites affaires avec un graphiste.

Évaluer subjectivement ce que vous voulez. Ce que vous aimez ne correspond pas nécessairement au profil de la clientèle, au message à livrer, etc.

Ne pas fournir toutes les informations au graphiste au départ et changer la commande en cours de route.

J’espère que cette démarche proposée vous aidera dans vos prochains projets.

Merci à Daniel Boutin pour l’entrevue accordée pour la réalisation de cet article.

Pour infos :

Daniel Boutin

http://dboutin.com/

in[email protected]

Selon Wikipédia, le code QR (ou QR Code – Quick Response code - car son contenu de données peut être décodé rapidement) est un code-barres en deux dimensions (ou code à matrice) constitué de modules noirs disposés dans un carré à fond blanc et destiné à être lu par un lecteur de code QR, un téléphone mobile, ou un smartphone.

Les codes QR ont été inventés au Japon en 1994 et servaient originalement au suivi des pièces de voiture dans une usine de montage de Toyota. Par la suite, ils furent commercialisés sous licence libre par l’entreprise Denso-Wave.

Il existe différentes sortes de codes, mais je me concentrerai ici sur les plus populaires, soient les codes QR.

Référence : Blogue de Charley Rabec

Qu’est-ce qu’un code QR et à quoi sert-il ?

Les codes QR servent à y intégrer des données (du texte, des coordonnées, un lien vers une page web, une vidéo, un PDF, etc.) qui peuvent être lues par un lecteur de codes QR sur les téléphones intelligents. Un code QR est aussi appelé 2D, car les données peuvent être lues à la fois en hauteur et en longueur, comparativement à un code barre, qui ne peut être lu qu’en longueur. Un code QR peut stocker jusqu’à  7 089 caractères numériques ou 4 296 caractères alpha-numériques.

Où et pourquoi utiliser les codes QR ?

Il existe mille et une façons d’utiliser les codes QR lors de vos événements; sur un chandail promotionnel avec un lien vers votre site web, vers  la programmation de votre événement ou pour générer un « J’aime » sur votre page Facebook; sur vos cartes professionnelles avec un lien vers vos coordonnées, une liste de vos services, une promotion ou un message particulier; sur une affiche avec un lien vers les détails de votre événement ou vers une vidéo promotionnelle; sur des badges avec un lien vers les coordonnées professionnelles du participant; sur vos produits avec un lien vers l’origine, la méthode de fabrication et des infos pertinentes, etc.

Pour une liste d’exemples et de photos d’utilisations de codes QR, je vous invite à consulter l’article de Marie-Annick Boisvert « Le code QR, une tendance qui devrait exploser en 2011 » ou cet article de Thoma Daneau.

Le principe de décodage d’un code QR est très simple :

Vous n’avez qu’à numérisez le code QR grâce à un lecteur de code QR téléchargé sur votre téléphone inteligent et ce dernier reçoit le contenu du code qu’il ouvre dans votre navigateur.

Référence : Blogue de Charley Rabec

Comment générer un code QR ?

Il existe plusieurs outils (la plupart gratuits) sur internet pour générer des codes QR et leur utilisation est très simple! Vous n’avez qu’à entrer le texte ou l’URL de l’adresse internet ou de la vidéo que vous souhaitez intégrer dans le code QR et tadam ! Votre code est automatiquement généré. Par la suite, vous n’avez qu’à télécharger ou à copier le code généré et à le coller à l’endroit où vous désirez le publier. Certains générateurs permettent une analyse d’utilisation - c’est-à-dire qu’ils calculent le nombre de fois que le code QR a été numérisé -  et d’autres non. Voici une courte liste de générateurs de codes QR disponibles sur Internet :

QR Stuff              http://www.qrstuff.com           

MyQR.co             http://myqr.co/                             

QReateBUZZ     http://www.qreatebuzz.com/

BeQRious            http://www.beqrious.com/

QReate & track http://qreateandtrack.com/

Kaywa                  http://qrcode.kaywa.com/

SparQ Code       http://www.sparqcode.com/static/maestro

Vous voulez être encore plus surpris ? Les sites de raccourcisseur de liens Google (Goo.gl) et bit.ly peuvent également générer des codes QR ! Une fois votre adresse raccourcie, vous n’avez qu’à ajouter « .qr » à la fin de l’adresse et vous générez ainsi automatiquement un code QR !

Pour les utilisateurs de bit.ly, vous n’avez qu’à appuyer sur « Info Page+ », et on vous amène sur une page où bit.ly a généré un code QR pour votre lien et vous donne également l’analyse des  numérisations effectuées pour chacun de vos liens raccourcis ! De la magie ! 

À ne pas oublier :

Si le code est trop petit, imprimé sur une surface non rigide ou avec des couleurs qui ne sont pas assez contrastantes, la lecture sera plus difficile. Aussi, plus vous utilisez de caractères dans le code, plus les points sont petits et denses.

Lecteurs de codes QR

Afin de pouvoir décoder un code QR, vous devez avoir téléchargé sur votre téléphone intelligent, un lecteur de codes QR (gratuit ou à très peu de frais). Une fois installé, vous n’avez qu’à ouvrir l’application et à diriger la caméra de votre téléphone devant le code QR et bing ! Vous verrez apparaître à l’écran le lien ou le message contenu dans le code QR.  

Il existe plusieurs applications de lecteurs de codes QR, dont les plus populaires sont :

Neo Reader       http://www.neoreader.com/

QuickMark         http://www.quickmark.com.tw/En/basic/index.asp

Optiscan              http://itunes.apple.com/us/app/optiscan-qr-code-scanner-generator/id304099767?mt=8&ign-mpt=uo%3D6

i-nigma                 http://www.i-nigma.com/i-nigmahp.html

BBM                      http://us.blackberry.com/apps-software/blackberrymessenger 

ScanLife               http://web.scanlife.com/en/

Kaywa                  http://reader.kaywa.com/

Mobiletag           http://www.mobiletag.com/

ZXing                    http://code.google.com/p/zxing/

Pour savoir lequel vous convient, je vous invite à consulter ce site qui vous suggère les lecteurs appropriés selon les différents modèles de téléphone :

http://analytics.percentmobile.com/device_qr_code_readers/

Et voilà, vous avez maintenant en main toutes les informations pour générer et lire des codes QR. Amusez-vous bien et n’oubliez pas que la seule limite d’utilisation est votre imagination !

Scanner pour obtenir le PDF de cet article.

« Oops, je pensais que… », « Pourtant, c’est ce que j’avais vu sur le site… », « Mais… j’avais entendu dire que… »… Est-ce que ça sonne familier ?

Lors de la mise sur pied d’un événement, l’une de vos responsabilités, en tant que planificateur, est de VALIDER les informations des volets les plus importants de l’événement. Il ne faut évidemment pas tomber dans l’excès et se mettre à revérifier ce que tout le monde dit et fait ! Par contre, voici quelques musts pour éviter le « J’aurais donc dû… »

Toujours, toujours, toujours visiter la salle où se déroulera l’événement ainsi que les chambres (voir l’article « Comment bien évaluer et choisir un site pour votre événement » en page 10 de l’édition d’octobre du magazine Le Planificateur – ne vous fiez pas seulement aux informations diffusées sur le site ou aux dires du représentant. Ce dernier peut oublier de vous mentionner des informations importantes, comme par exemple, des travaux à proximité du site ou des chaises disparates dans la salle de bal - non pas par mauvaise volonté, mais seulement parce qu’il s’est habitué à la situation. Et attention aux informations diffusées sur les sites web – elles n’ont peut-être pas été mises à jour;

Allez assister, en tant que spectateur, à une performance de vos animateurs (maître de cérémonie, groupe musical, conférencier, activités proposées, etc.) - une référence d’un ami ou d’un collègue de travail ou un artiste populaire n’est pas nécessairement un gage de qualité et de réussite. Votre clientèle peut être différente des leurs, les standards de qualité de votre entreprise peuvent être plus élevés et un artiste peut ne pas convenir à un public corporatif.

Allez voir les accessoires proposés par votre compagnie de décor; les dimensions peuvent être disproportionnées sur une photo et il est difficile de juger de la qualité des matériaux.  

Demandez à voir un exemple du centre de table que le fleuriste vous propose; vous pourrez ainsi constater le volume de la pièce et si l’odeur est trop envahissante.

Rencontrez votre fournisseur d’audio-visuel, dans la salle que vous utiliserez et discutez du matériel utilisé ainsi que de la disposition; vous évitez ainsi des surprises la journée de l’événement.

J’espère que ces petits conseils vous aideront à éviter les mésententes et les mauvaises surprises et n’oubliez pas… de ne jamais assumer !

Il y a de ces journées dans la vie où l'on assiste, par hasard, à la mise sur pied d'une occasion d'affaires géniale. Ce fut le cas lors de l'événement ''Luminèsens" d'un de mes groupes d'étudiants de Zoom Académie, les Kamikazes !

Lors de cet événement, ils ont créé un tout nouveau concept d'animation pour des tirages ou des levées de fonds, que je suis certaine que vous allez adorer : "le mur techno" !

Le concept est très simple et amusant ! Ils ont construit un mur, sur lequel peuvent été insérées 100 clés USB. Chacune de ces clés peut être programmée individuellement avec un prix à gagner, un ''meilleure chance la prochaine fois" ou tout autre message que vous souhaitez diffuser.

"Tout ce que les participants ont à faire est d'acheter ou de choisir une des 100 clés, de l'insérer dans la prise de validation et le prix qu’ils remportent s'affiche automatiquement sur l’écran LCD disposé en haut du mur. Les participants sont doublement gagnants, car en plus du prix remporté, ils repartent avec la clé USB ! ", de dire Stéphanie Gaudreau, la responsable de cette nouvelle animation.

"Il est possible de personnaliser le mur, les clés USB et l'animation diffusée à l'écran avec des logos ou autre visuel de votre choix. Une belle façon de faire gagner des prix, tout en offrant une excellente visibilité à vos commanditaires. Ce concept interactif est beaucoup plus original que les tirages traditionnels et il crée un happening dans votre événement !", ajoute Madame Gaudreau.

Je peux vous assurer que cette animation fut très populaire lors de la soirée "Luminèsens" et a certainement été l'un des clous de la soirée ! Si vous désirez plus d'information sur le mur techno ou pour obtenir une soumission afin de l'utiliser lors de vos événements, je vous invite à communiquer avec Stéphanie Gaudreau au 514 704-0089.

par Andréanne Mathieu

Des sites pour vos événements

Vous voulez créer un site uniquement pour votre événement, mais vous avez peu de budget pour celui-ci ? Il n’est pas nécessaire de développer un site avec de la programmation et beaucoup de frais de mise en ligne. Vous pouvez réaliser le tout avec Wordpress et le faire vous-même. Il existe d’ailleurs plusieurs modèles de sites pour vos événements. Et pourquoi ne pas créer une communauté sur le site de votre événement ? Pensez alors à BuddyPress.org. 

Guide des produits promotionnels écoresponsables

Les objets promotionnels sont encore bien présents dans les événements, mais les clients veulent et s’attendent à des solutions écoresponsables. Équiterre propose le guide d’achat des produits promotionnels écoresponsables. Un bel outil pour vos prochaines recherches.

QR CODES dans vos événements

De plus en plus de planificateurs intègrent les codes QR dans leur stratégie markeging ou encore comme élément promotionnel ou interactif pendant un événement. Ils sont présentement utilisés un peu partout et on en parle de plus en plus. Je demeure toutefois avec un bémol…il s’agit d’un excellent outil promotionnel, encore faut-il que vous arriviez à scanner le tout avec votre téléphone. Parlez-en dans votre entourage et vous vous rendrez compte à quel point les gens se plaignent des applications disponibles pour la lecture des codes.

Voici des articles parus récemment en lien avec l’utilisation des codes :

Engage 365 : 6 reasons to use QR codes at your next event

Marianik : Façons d’intégrer un code QR à votre mariage

Bridge4events : Partage des meilleures pratiques sur les Codes QR et Façon originale d’utiliser le Code QR dans un salon d’exposition

La fièvre du mariage royale nous inspire

Puisque tout le monde parle de mariage cette semaine, pourquoi ne pas vous partager cette vidéo. On voit souvent le même type de montage souvenir lors d’un mariage. Et bien souvent…c’est vraiment kétaine ! Voici une réalisation originale d’une vidéo de mariage : c’est différent et plus théâtral ! J’aime beaucoup le côté parodie. Pour voir le tout, cliquez ici.

Événements de l’industrie à ne pas manquer ce mois-ci :

• Le 5 mai, de 17h30 à 20h, MPI vous convie à un cocktail à la découverte des tendances technologiques en événementiel à la Galerie Duocom. Au menu : tweetwall, codes QR, réalité augmentée, applications web et mobiles.

• Le 19 mai, de 7h30 à 10h30, MPI vous invite également pour une matinée conférence, traitant d’un sujet peu abordé et qui mérite de s’y attarder : comment se préparer aux situations d’urgence en événement.

Bonne semaine

Andréanne

En tant qu’organisateur d’événements, on cherche souvent à créer ce qu’on appelle le « Wow factor ». La recette pour y arriver est assez simple, mais sa réalisation nécessite une bonne dose d’imagination ! Voici 2 pistes qui vous aideront à créer ce sentiment d’émerveillement chez vos participants et qui vous insufflera un sentiment de fierté et de travail bien accompli.

Première avenue : Dépassez les attentes des participants et surprenez-les… positivement

Que ce soit pour trouver une idée de cadeau, déterminer un thème, proposer des activités, choisir un décor, etc., vous ne devez pas vous arrêter à la première idée que vous trouvez, mais plutôt adopter la pensée de 2^e niveau.

Pour comprendre ce principe, voici un petit exercice. Veuillez lire les 2 questions qui suivent et y répondre le plus rapidement possible, sans prendre le temps de réfléchir. Dites tout haut la première idée qui vous passe par la tête. Prêt ? Nommez-moi le plus rapidement possible un outil et une couleur. Ça y est ? Je suis prête à parier que 90 % d’entre vous ont probablement dit un marteau rouge ! C’est ce que j’appelle une réponse de premier niveau, c'est-à-dire la première réponse que la majorité des gens auraient répondu si on leur avait posé la question.

Si vous cherchez une idée pour un des aspects de votre projet et que vous vous arrêtez à la première idée que vous trouvez, vous demeurez au premier niveau et cet élément ne créera probablement pas de surprise auprès de vos invités car la majorité d’entre eux auraient fait la même chose que vous.

Lorsque vous planifiez un événement, efforcez-vous de toujours passer au 2^e niveau d’idées en « poussant un peu plus loin vos réflexions » afin de trouver des idées différentes que celles que tout le monde pourrait avoir au premier abord. Essayer d’évaluer comment vous pourriez « améliorer d’un cran » chaque aspect de l’événement - sans tout remettre en question et tripler le budget alloué. Souvent, ce sont des petites attentions ou des petits détails qui peuvent faire toute la différence !

Cette façon de penser vous aidera à apporter une touche d’originalité à votre événement et un effet « WOW » pour vos participants, car vous leur offrez une expérience différente de ce à quoi ils s’attendent.

Des exemples : Déposez un mot de bienvenue dans les chambres de vos invités lors de leur arrivée ou un mot de remerciement dans leur voiture (si vous avez un service de valet pour le stationnement); si vous offrez un bouquet de fleurs ou un cadeau à une personne lors d’une soirée, prévoyez lui offrir d’aller le porter à sa chambre ou à sa voiture pour ne pas qu’elle soit encombrée avec ce présent pendant toute la soirée; vos invités doivent se déplacer à l’extérieur dans un endroit mal éclairé en soirée, offrez-leur des lampes de poche; il pleut lors de l’arrivée des invités ? Accueillez-les au stationnement avec des parapluies; prévoyez une animation lors de leur départ près du vestiaire… Vous voyez, de simples attentions qui dépasseront assurément leurs attentes !   

Deuxième avenue : Jouez avec les sens et les émotions

 Incorporez des découvertes pour les 5 sens, des façons d’inciter vos invités à participer à vos événements et jouez avec leurs émotions.

Goût : servez une entrée qui leur fera découvrir une saveur originale, impliquez-les dans le choix des ingrédients de leur cocktail, installez des stations de bonbons, de bouchées sucrées, de barbapapa et de maïs soufflé.

Touché : utilisez des textures et des matières soyeuses, incorporez des éléments que vos invités pourront manipuler ex : des écrans tactiles, des affiches où ils pourront écrire un petit mot pendant la soirée, des stations d’activité interactives…

Ouïe : soyez originaux dans vos discours en utilisant des jeux de mots thématiques et en incorporant de la musique et des vidéos, diffusez de la musique de leur époque qui raviveront d’heureux souvenirs, etc. 

Vue : utilisez des projections sur les murs, les plafonds et les planchers, ayez des décors vivants (gens maquillés ou habillés selon la thématique qui se promènent dans la salle), utilisez des façons originales de solliciter l’interaction pendant la soirée (mur de SMS, Tweetwall, manettes de vote, photo booth - station de photo -, etc.). Privilégiez des accessoires originaux - fontaine de chocolat, cuisson et service dans un tajine, etc.

Odorat : Mettez des fleurs fraîches dans les chambres ou dans certains endroits spécifiques de votre salle, etc.

Vos invités adoreront l’expérience qui aura su solliciter leurs sens et leurs émotions, toujours en éveils lors d’un événement.  

En tant qu’organisateur d’événements, vous devez garder votre esprit ouvert, être à l’affut des tendances et des nouveautés et être informé de ce qui se fait dans le milieu de l’événement. N’hésitez pas à effectuer des recherches sur internet qui est un excellent générateur d’idées et de renseignements. Tapez-y des mots clés et explorez les sites référés, à la recherche d’idées originales. Devenez membre d’association du monde de l’événement (par exemple, Meeting Professional International), abonnez-vous à des magazines ou à des « bulletins d’information » qui traitent d’événements, lisez des livres sur le sujet, participez à des forums de discussion, à des formations, des séminaires et surtout à d’autres événements et tentez d’y trouver de nouvelles idées !

par Andréanne Mathieu

Vendredi dernier avait lieu la 5e soirée annuelle printanière du Musée d'art contemporain (MAC) sous le thème Hors cadre. Objectif de l’événement : promouvoir l’art contemporain et amasser des fonds pour la Fondation du MAC. Plus de 1 100 personnes ont participé à cette soirée festive et glamour, rejoignant majoritairement une clientèle de 18 à 35 ans. Combiner les arts visuels, les paillettes et le champagne…quoi de mieux ! Je tenais à parler de cette soirée davantage en terme événementiel, car il s’agit d’une réussite à plusieurs niveaux.

Utilisation des espaces

L’utilisation des lieux est un point positif de la soirée. Transformer le MAC et ainsi permettre aux participants de le découvrir sous un autre angle rejoint parfaitement un des objectifs de l’événement. On retrouvait de l’animation sur les 3 niveaux, créant ainsi un mouvement et un parcours à l’intérieur du musée. Attention toutefois à la quantité de champagne ingurgité, car plus la soirée avance, plus le parcours d’escaliers devient difficile!

Interaction avec les participants et intégration des commanditaires

Plutôt qu’un simple affichage, on retrouvait une belle implication des commanditaires qui faisaient vivre une activité aux participants. Il s’agit selon moi d’une bien meilleure visibilité pour ceux-ci. Le Rainspa offrait des stations de massages et de manucure. Geneviève Grandbois faisait des dégustations de chocolat à l’aveugle sur trame musicale. Belvédère et Chandon avaient la meilleure place au bar. Il était également possible de se faire maquiller sur place. Un des points fort de la soirée fut la participation active des invités.

Découverte de l’art contemporain

Plusieurs types de prestations se succédaient, le tout avec une belle fluidité. La soirée a débuté par des chants de l’Opéra de Montréal, ont suivi des combats à l’épée chorégraphiés et les danseurs du ballet jazz de Montréal; le tout diffusé sur écrans en cube au centre du Musée. Tout cela sans éclipser les expositions des artistes Anri Sala et Daniel Young & Christian Giroux.

Je tenais à parler de cet événement, puisque je considère que son grand succès réside dans l’originalité de celui-ci, mais également en raison des points mentionnés ci-haut. J’ai pu découvrir davantage l’art contemporain, le tout au cours d’une soirée haute en couleurs. Objectif réussi pour le MAC !

Bonne semaine !

Andréanne

PS : Merci à Roxane Vincent pour sa collaboration à cet article

Dans l’édition de janvier du magazine One+, j’ai lu un article très intéressant de Katja  Morgenstern sur les tendances au niveau des repas servis pendant les événements.  Je me suis permise de traduire et de résumer librement son texte…

Ces tendances ont été publiées au mois de janvier – 3 mois plus tard, trouvez-vous qu’elles reflètent bien votre réalité de planificateur d’événements ?

Qu’est-ce qui mijote en 2011 ?

Nous devons adapter les menus lors d’événements aux changements d’habitudes alimentaires des participants; ces derniers surveillent de plus en plus ce qu’ils mangent et diminuent leurs portions. Les desserts n’attirent plus l’attention autant  qu’avant et ils sont devenus plus petits, plus légers et plus santé.

Jouer avec la nourriture

Les planificateurs incorporent de plus en plus l’interactivité, où les chefs et les invités développent leurs talents culinaires. On assiste à des concours amicaux, qui permettent aux invités de cuisiner des plats qu’ils dégusteront par la suite.

On diminue !

Les portions continuent de diminuer, les tapas sont à l’honneur et on mise plutôt sur la variété. De plus, on tend à diminuer le nombre de repas, mais ils sont de meilleure qualité.

Autres tendances

Les aliments bio, locaux, 100 % naturels et sans gluten ont maintenant la cotte, et les déjeuners continentaux sont favorisés (on y ajoute souvent des œufs à la coque et des fruits frais). Au niveau des thés, les thés à la citronelle, au wasabi ou au gingembre remplacent maintenant le thé vert.

Dans cette même édition était publiée l‘étude « FutureWatch 2011 » qui soulignait les grandes tendances suivantes :

Des événements plus intelligents !

Les événements seront plus stratégiques, plus petits mais plus nombreux, avec moins de participants et du contenu beaucoup plus pratico-pratique, avancé et pointu. On tente également de partager les frais de salles et d’équipement avec d’autres groupes qui ont des besoins similaires aux nôtres.

Bienvenue la technologie

Les planificateurs s’intéressent à la nouvelle technologie; on intègre le multi-média, les téléphones intelligents et les portables sont de plus en plus présents et on assiste à l’arrivée d’événements hybrides et virtuels.

Des relations plus solides

L’économie a fait en sorte que les planificateurs et fournisseurs d’événements collaborent de plus en plus entre eux et forment des alliances à long terme. On se serre les coudes et on s’entraide.

Alors dites-moi, est-ce le reflet de vos réalités ?

par Andréanne Mathieu

« WOW » c’est le mot qui sera prononcé sur toutes les lèvres de vos invités lorsque vous les convierez à un événement ayant lieu dans la nouvelle salle multimédia du Musée Pointe-à-Callière. C’est d’ailleurs le premier mot que j’ai mentionné en mettant les pieds dans la salle. Unique, innovateur et grandiose, cet espace de location vous surprendra !

Ayant été réaménagé en novembre dernier, dans le cadre du nouveau spectacle Signé Montréal, cet amphithéâtre est doté de technologie de fine pointe. L’écran immersif de 270 degrés laisse toute place à la création d’ambiances, de décors et de présentations sortant de l’ordinaire. Vous pourrez créer des montages vidéo ou des projections propres à votre événement et ainsi faire vivre une expérience aux invités. Pour des conférences, des présentations d’entreprise ou encore une remise de prix, il s’agit d’une option fort intéressante.

Dès l’entrée dans la salle, nous sommes plongés dans un autre univers. La scène escamotable donne véritablement l’impression de flotter au dessus des vestiges du musée, si bien que l’on semble même faire partie du décor. Sur les deux balcons, on peut  compter 138 places assises, donnant une parfaite vision de la scène.

À noter que le musée a également plusieurs autres salles de disponibles en location. Pour plus d’informations sur les salles, cliquez ici !

Bonne semaine !

Andréanne

Crédit photo: Michel Julien

J'ai la chance d'être invitée par Jacinda Lowry du Club Med Business à un Fam Trip (voyage de familiarisation) au Club Med de Sandpiper Bay en Floride.

Pour ceux qui ne connaissent pas le principe, un voyage de familiarisation est une stratégie marketing, souvent utilisée par des établissements hôteliers ou des destinations villégiatures, qui consiste à inviter gratuitement des clients potentiels afin de leur faire découvrir leur établissement ou leur site.  

Club Med Business a donc choisi d'inviter 4 blogueuses du milieu événementiel, soit Marie-Annick Boisvert, Brigitte Cardinal, Lara McCulloch et moi-même, afin de nous faire découvrir tous les avantages offerts par le Club Med de Sandpiper Bay en tant que destination de choix pour d'éventuels voyages d'affaires (incentive) de groupes (20 personnes et plus). Notre but lors de ce voyage, est de vous faire découvrir, avec nos yeux de planificatrices, toutes les informations pertinentes à considérer lors du choix d'une destination pour un voyage corporatif; la qualité des chambres et du site, la restauration, les activités offertes sur le site et à proximité, le service à la clientèle, le volet technique pour des réunions et conférences, la possibilité de réserver certains espaces pour vos groupes, etc.   

Mais en plus... nous avons décidé de pousser cette aventure un peu plus loin et de vous impliquer dans notre voyage grâce à tous les outils 2.0 ! En effet, nous allons utiliser Facebook et Twitter afin de vivre avec vous nos coups de coeur et nos expériences en direct ! Nous diffuserons des photos, des vidéos et des comptes-rendus, des commentaires et impressions, mais surtout, nous vous invitons à interagir avec nous en nous écrivant vos commentaires, en nous posant des questions ou en nous suggérant de couvrir des volets qui vous intéressent. L'aventure vous plait ? Préparez-vous, l'avion décolle à 6 h du matin mercredi !    

Je vous invite donc à suivre nos péripéties sur Facebook et grâce à nos compte Twitter : @Clubmedgrps @marianik1968 @Bridge4events @Ready2Spark et @guideevenement. Le hashtag utilisé sera #clubmedbusiness.

Alors pour bien débuter, voici une petite vidéo pour vous mettre dans l'ambiance...

Mais LA question de ce voyage est : Qu'est-ce que je vais oublier de mettre dans mes valises (lors de ma dernière conférence à Jonquière, j'avais oublié ma jupe et mes bas de nylon dans la sécheuse !!!!)

À bientôt et au plaisir d'échanger avec vous !

Lyne

Comment réagir lors d’un événement lorsqu’un pépin ou une situation problématique se présente ? Je ne sais pas pour vous, mais je peux vous affirmer que j’ai eu mon lot de palpitations au cours des dernières années : feu dans le système électrique, panne d’électricité lors d’une exposition, panne prolongée du réseau informatique lors d’un salon d’achats, téléphériques arrêtés pendant plus d’une heure avec des gens pris à l’intérieur, invitée qui se fend le front en tombant d’un haut-parleur, maître de cérémonie pris dans une salle barrée alors qu’il doit être sur scène dans 5 minutes, et j’en passe… Eh oui, des situations comme celles-ci font partie de la réalité des organisateur d’événements ! Mais comment réagir ? Que faire dans de telles situations ?

La première chose qui me vient en tête est surtout, de ne pas paniquer ! La panique est de bien mauvais conseils… Prenez une bonne grande respiration, rassurez et calmez les gens qui stressent autour de vous, puis rassemblez tous les intervenants impliqués et les décideurs et essayez de relativiser le problème et d’en mesurer l’impact… D’où vient le problème ? Combien de temps durera cette situation ? Quels sont les impacts à court et moyen terme ? Qu’est-ce que ça va changer dans les plans de l’événement ? Une fois l’impact évalué, il faut émettre différentes solutions et choisir celle qui règlera la situation le plus rapidement et de la meilleure façon qui soit. Il est également important de ne pas ébruiter le problème avant d’avoir trouvé une solution afin de ne pas mettre personne dans l’embarras ou de diffuser de la mauvaise information ! Agissez discrètement et professionnellement.

Si le problème affecte les participants de votre événement, n’oubliez pas de les avertir que vous êtes au courant de la situation, que vous évaluez les solutions, de les tenir informés tout au long du processus et de leur communiquer tout changement de plans.

Nul besoin de vous rappeler de toujours traîner une trousse de secours, ainsi que les numéros de cellulaire d’urgence de tous les intervenants et fournisseurs à tous vos événements, surtout s’il se déroulent la fin de semaine ! Également, planifier des plans B AVANT l’événement est également de mise. Ces situations sont souvent difficiles à prévoir, mais lorsqu’elles surviennent, ce n’est pas les temps de porter des accusations, mais plutôt de se « virer sur un dix cenne » et de se mettre en mode solutions !  

Et vous, avez-vous d’autres conseils à proposer ?

Je vous ai déjà parlé du "Flipbook" dans un de mes billets, mais quelle ne fut pas ma surprise aujourd'hui de découvrir que cette activité est maintenant offerte à Montréal, ainsi que sur la Rive-Nord et la Rive-Sud ! Eh oui, la compagnie Flipbookstudio vous offre la possibilité de louer l'équipement pour produire des flipbooks (folioscopes), qui sont des petits livres qui contiennent une série d'images en séquence. En tournant rapidement les pages, les images, tirées de votre clip de sept secondes, s’animent sous vos yeux. Cette entreprise offre également un service de location de photobooth (cabines photos) Peekabooth. De bonnes animations à intégrer à vos futurs événements !

Le Dîner en blanc prépare sa prochain édition, qui aura lieu le 11 ou le 18 août. Pour tout suivre sur cet événement à ne pas manquer, vsiter leur page Facebook.

Morisset Événements, une entreprise en location de décor et d'attractions écoresponsables organise 2 journées portes ouvertes où vous pourrez aller voir et essayer 25 nouveaux jeux, ainsi que de découvrir leur panoplie d'items en location. Cet événement aura lieu le 5 mai de 14 h à 19 h ainsi que le 6 mai de 10 h à 18 h. Pour plus d'information, cliquez ici.

Bravo Location Rentals inc. déménage ! Leurs nouveaux bureaux seront situés au 2055, Boulevard Hymus à Dorval et une journée portes ouvertes sera annoncée sous peu. Bravo se spécialise dans la location pour l'industrie événementiel et dans la location d'équipement de cuisson.

Vous prévoyez un voyage à New York ? Ne manquez pas la dernière édition du MontréalInfo qui vous suggère des spectacles, restautants et hôtels à ne pas manquer.

L'AMT vous offre une escapade en train pour vous rendre à l’érablière Lalande à Saint-Eustache où vos papilles gustatives seront charmées par un repas traditionnel sucré à votre goût. Au rendez-vous : repas traditionnel, tire sur neige, promenade en carriole, animation, sourires et plaisir assuré ! Une très belle activité à faire en famille !

par Andréanne Mathieu

LA CRÉATITIVÉ

En événementiel, votre esprit créatif est constamment en éveil. En panne d’inspiration ? Il existe des outils pour vous aider !

Google sets deviendra votre nouvel ami du brainstorming. Cet outil permet de générer une liste, basée sur un ou des mots clés choisis.

MorgueFile est une banque d’images libre de droits, qui aidera grandement à stimuler votre créativité.

Stumbleupon permet de rester à l’affût des meilleurs sites web. Grâce à un système de recommandations des internautes, vous aurez accès au meilleur contenu qui soit, en lien avec vos champs d’intérêts.

Kuler : Pourquoi ne pas se laisser inspirer par les couleurs ! Parmi des combinaisons établies, vous pourrez trouver les justes couleurs relatives aux émotions, images ou couleurs choisies.

Mindomo : Afin de démarrer votre projet et vous aider à clarifier la pensée, Mindomo est un outil de cartographie des idées. Vous y verrez donc plus clair dans le développement de votre concept.

Fotosearch : Pour trouver la juste image ou tout simplement pour vous inspirer de grands concepts.

Creax.net : LE site de la créativité ! Un regroupement de 840 outils pour vous aider.

 
LA PRODUCTIVITÉ

Une fois que le côté créatif est de la partie, ça ne s’arrête pas là…c’est le temps de produire !  Plusieurs outils sont également disponibles pour aider à la gestion du temps et augmenter la productivité

Evernote : Vous êtes dans le métro, dans l’auto ou en séance de magasinage et vous avez une idée que vous ne voulez pas oublier. Evernote vous aidera à vous en rappeler. Que ce soit par la prise d’une photo, d’une note ou un enregistrement : tous ces éléments seront conservés par Evernote.  

Teuxdeux vous permet de créer vos TO-DO lists en ligne. Vous pouvez donc y avoir accès peu importe l’endroit où vous êtes. L’application est aussi disponible pour les téléphones intelligents.  À chaque jour, la liste est actualisée…selon ce qui n’a pas été fait la veille.

Minuteplease : pour savoir et contrôler le temps que vous passez sur un site. Attention, vous pourriez être surpris de votre temps sur les réseaux sociaux.

Merci de me partager les outils que vous utilisez de votre côté.

Bonne semaine !

Andréanne

Trois des questions que je me fais souvent demander par les planificateurs d’événements qui débutent dans le métier est « Comment faire un budget d’événement ? », « Qu’est-ce que je dois y inclure ? » et « Comment puis-je être certain de ne rien oublier ? ». Lorsqu’on planifie un événement et qu’on désire avoir une idée des revenus potentiels et des dépenses de son projet, il faut bâtir ce qu’on appelle un budget provisoire.

Au départ, il existe 3 résultats budgétaires possibles :

Ø  Réaliser un profit (donc, avoir plus de revenus que de dépenses)

Ø  Atteindre le seuil de rentabilité ou break-even point, (ne pas avoir de profit ni de perte)

Ø  Réaliser un événement à perte (les dépenses sont plus élevées que les revenus)

Par exemple, le budget d’une réunion annuelle d’actionnaires est habituellement à perte (car ce type d’événement n’engendre pas de revenus). En revanche, une campagne de collecte de fonds doit générer un profit car c’est ce dernier qui est remis à l’organisme bénéficiaire.

La première étape est donc de déterminer le résultat que vous souhaitez atteindre pour votre projet – profit, break-even point ou perte.

Puis on débute la création du budget provisoire. Pour ce faire, il faut compiler tous les revenus et toutes les dépenses projetés pour l’événement, et ce, le plus précisément possible.

Dans cet exercice, il est primordial d’être constant. Ainsi, il importe de décider au début si vous inclurez les taxes ou non dans les montants inscrits. Peu importe votre choix, assurez-vous de toujours comparer des pommes avec des pommes et d’utiliser la même façon de faire tout au long du processus. 

Si l’événement est récurrent, vous pourrez simplement vous référer au budget réel de l’année précédente et établir vos projections pour l’année courante en ajustant les montants selon les modifications apportées à l’événement. Autrement, vous devrez utiliser votre expérience, celle de votre équipe de travail et de vos fournisseurs ou vous référer à des budgets d’événements semblables qui auraient déjà été réalisés dans le passé.

Afin de déterminer la liste des revenus et des dépenses, voici différents postes budgétaires à évaluer. Comme vous le constaterez, les revenus d’un événement peuvent provenir de différentes sources :

Ø  Frais d’inscription – c’est-à-dire le montant que doivent payer les participants pour assister à l’événement.

Ø  Frais de location de kiosque – utilisés surtout lors d’exposition, ce sont les montants demandés aux exposants pour louer un kiosque qui leur permettra d’offrir leurs produits ou services sur le plancher d’exposition.

Ø  Inscriptions supplémentaires à des activités — par exemple lors d’un événement de plusieurs jours, des invités pourraient se joindre aux participants pour une soirée gala et payer uniquement pour participer à cette activité ou certaines activités facultatives peuvent être offertes aux participants moyennant un supplément.

Ø  Commandites – visibilité dont jouit un fournisseur ou un client lors d’un événement en échange d’un montant d’argent, de produits ou de services offerts gratuitement, etc.

Ø  Publicité — par exemple le prix demandé à un partenaire afin d’insérer une annonce publicitaire de son entreprise dans le programme de l’événement

Ø  Financement — subvention offerte d’un secteur public ou privé (gouvernement, association, etc.).

Ø  Commissions, ristournes ou redevances — que vous auriez négociées avec des fournisseurs.

Ø  Ventes de produits dérivés – vente sur le site de tasses, chandails, épinglettes ou autres objets promotionnels avec le logo de l’événement, vente d’un DVD avec le contenu de la représentation (spectacle, conférences), etc.

Ø  Exploitation de concession – par exemple, le montant demandé à un fournisseur pour être autorisé à vendre de la boisson ou de la nourriture sur le site.

Ø  Collectes de fonds – activité organisée pour amasser des fonds avant ou pendant l’événement comme par exemple une vente de billets pour un tirage, une activité-bénéfice ou un encan. 

Passons maintenant aux dépenses. On peut les regrouper en 3 catégories :

Ø  Les dépenses fixes, c’est-à-dire les dépenses qui ne varient pas selon le nombre de participants (le cachet d’un groupe musical, les frais de location de salle ou d’équipements audio-visuels, etc.).

Ø  Les dépenses variables, où le nombre de participants fait varier les coûts (les frais de repas et de boisson, les pourboires, les frais reliés aux activités, etc.).

Ø  Les dépenses indirectes (la location d’équipement de communication pour les équipes d’opérations, les frais de déplacement, etc.).

Voici une liste de dépenses qu’on retrouve habituellement dans le budget d’un projet événementiel :

Ø  Location d’espace ou de salles — coût de la location d’espace ou de salles pour la tenue d’une exposition, d’une activité, de conférences, etc.

Ø  Frais de participation — par exemple, les frais de jeu demandés par un club de golf lors d’un tournoi, les billets pour participer à une activité (visite guidée, croisière, etc.).

Ø  Aménagement des kiosques – coût de location d’équipements reliés aux kiosques d’exposition (structures, éclairage, chaises, tables, comptoirs, tapis, etc.)

Ø  Hébergement – prix des chambres d’hôtel et faux frais (mini-bar, etc.) 

Ø  Restauration – frais pour les repas, les pauses-café, la boisson, les frais de service de 15 % (pourboire)

Ø  Accueil et inscription — Frais reliés à l’accueil des participants à l’aéroport, à la gestion des formulaires d’inscription par une firme spécialisée, à l’achat de matériel pour l’identification des participants (cocardes), etc.

Ø  Conférencier/animateur – honoraires demandés par un conférencier ou un animateur pour donner une conférence ou animer un atelier.

Ø  Activités – frais reliés à l’organisation d’une activité incluant le matériel utilisé (photocopies, accessoires, etc.).

Ø  Animation – frais reliés à l’animation d’une soirée (le cachet d’un artiste, d’un maître de cérémonie, d’un groupe musical, etc.).

Ø  Audiovisuel – frais pour la location d’équipement audiovisuel (système de son, projecteurs, écrans, éclairage, webdiffusion, webconférences, etc.).

Ø  Électricité – frais reliés à l’utilisation d’électricité supplémentaire ou des honoraires de l’électricien sur place.

Ø  Communication, publicité, envois et site internet — frais reliés à une campagne de télémarketing, à des relations et pochettes de presse, à la production d’un guide, d’un programme ou d’un sondage, à l’envoi de l’information pré-événement, frais postaux, frais de développement, de programmation et de gestion du site Internet, etc. 

Ø  Conception graphique – frais de studio d’infographie ou d’une agence de publicité pour la conception des éléments graphiques; le logo de l’événement, les pochettes de presse, les montages PPT, etc.

Ø  Impression et affichage – frais reliés à l’impression du matériel publicitaire ou promotionnel (invitations, pochettes de renseignements, badges, feuillets publicitaires, banderoles, signalisation sur le site, affiches diverses, cartables de conférences, etc.)

Ø  Concours, cadeaux, tirages, trophée – frais reliés à l’achat de cadeaux remis aux participants (prix de présence pour les tirages, trophée, plaques, etc.)

Ø  Informatique et communication – frais pour la location de lignes téléphoniques, d’un télécopieur, d’un photocopieur, d’ordinateurs, d’imprimantes, de connexions internet, d’émetteurs-récepteurs portatifs, le développement de la programmation informatique, etc.)

Ø  Honoraires professionnels et équipements spécialisés – frais à payer pour l’utilisation de fournisseurs ou de location d’équipements spécialisés : les relations publiques, les frais d’avocat, de photographe, de personnel pour la sécurité, d’interprètes, la location de machinerie (monte-charge), d’accrochage, d’arrivée d’eau, etc.

Ø  Administration (gestion et comité) — dépenses occasionnées par les réunions internes et avec les fournisseurs (repas, location d’équipement audiovisuel), salaires, avantages sociaux, fournitures de bureau, etc.

Ø  Main-d’œuvre et frais de déplacement – Salaires de l’équipe de montage, de démontage, du personnel d’opérations, d’allocation de kilométrage, frais de déplacement pour la visite de sites, etc.

Ø  Décor – dépenses entraînées par location ou l’achat de centres de table, de nappes, de couvre-chaises, d’une scène, d’un podium, de fleurs, de rideaux, d’accessoires, etc.

Ø  Papeterie et objets promotionnels – frais reliés à la production et à l’achat de feuilles de notes, de crayons, réalisation de cartes professionnelles, d’en-têtes de lettres et d’enveloppes, d’objets promotionnels avec le logo de l’événement, etc.

Ø  Transport, entreposage et livraisons – frais de location de camion pour le transport du matériel, frais d’entreposage, de services de messagerie, de frais de livraison aux chambres, de navettes, d’autobus, d’avion, de taxi, etc.

Ø  Entretien – frais d’entreprise de service pour l’entretien ménager, le recyclage, l’entretien des plantes, etc.

Ø  Frais divers – frais d’assurance, de carte de crédit, d’achat d’uniformes pour l’équipe d’opérations, etc.

Cette liste n’est qu’un résumé des différentes dépenses pouvant être évaluées lors de l’élaboration du budget préliminaire et vous devrez l’adapter aux besoins spécifiques de votre projet. Comme il est impossible de tout prévoir et de ne rien oublier, il est essentiel de prévoir un montant pour des dépenses imprévues qui sont assez fréquentes lorsque tous les détails de l’événement ne sont pas encore arrêtés. Ce montant peut se situer entre 5 % et 10 % du budget total. Encore une fois, assurez-vous d’être le plus réaliste possible lorsque vous faites vos prévisions.

Petit truc : À cette étape, toujours arrondir les montants vers le haut et non vers le bas (par exemple, 795 $ devrait être 1 000 $ et non 750 $).

Muni de ce budget provisoire, vous verrez si vous devez effectuer des modifications au contenu de l’événement afin d’atteindre l’objectif que vous vous étiez fixé (profit, break-even point ou perte). Vous pourrez alors prendre des mesures pour augmenter vos revenus, diminuer vos dépenses ou vous pourrez vous permettre d’intégrer des éléments supplémentaires.

Après en avoir fait vérifier le contenu par vos collègues, faites-le approuver par les dirigeants. Je vous conseille de passer en revue chacun des postes et d’expliquer aux dirigeants leur contenu afin de vous assurer qu’ils comprennent bien le budget. À cette étape, il est encore temps de rectifier le tir et il se peut que vous ayez à apporter des ajustements afin d’intégrer les nouvelles demandes des dirigeants. Ce processus est tout à fait normal.

Vous trouverez ci-dessous, une grille de budget provisoire que vous pourrez utiliser et ajuster afin d’établir les revenus et les dépenses de vos projets.

(Pour télécharger une grille en Excel, cliquez ici.)

par Andréanne Mathieu

En cette journée officielle du début du printemps (quoique la température d’aujourd’hui ne le laisse pas croire)… voici quelques sources d’inspirations printemps 2011. Le tout en images !

Couleurs printemps 2011 par pantone 

Un avant-goût du printemps !

Êtes-vous inspiré ? Bonne semaine !

Andréanne

Cet article regroupe des ressources et répertoires dont j’ai déjà parlé dans différents articles tout au long des 2 dernières années… Une belle source de référence à garder sous la main !

Répertoire des fournisseurs écoresponsables

http://www.evenementecoresponsable.com/outils/repertoire-des-fournisseurs

Répertoires de salles

Association des bureaux de congrès www.congres.com

Association des hôtels du grand Montréal www.ahgm.org

Hôtellerie champêtre www.hotelleriechampetre.com

Alliance Spas relais santé www.sparelaissante.com

Association touristique régionale www.atrassociees.com

Site touristique officiel du gouv. du Québec www.bonjourquebec.com

Hébergement Québec réservation www.quebecreservation.com

Société des établissements de plein air du Québec www.sepaq.com

Répertoire de salles & de services de divertissement www.1001-evenements.com

SubQuébec www.subquebec.com

Le Planificateur - Guide source 2011 des sites d'événements à Montréal

Montréal Info.com – Restos avec salles privées  entre 12 et 285 personnes. http://www.montrealinfo.com/common/infolettre_view_pdf.php?language=fr&noInfoLettre=710 et http://www.montrealinfo.com/common/infolettre_view_pdf.php?language=fr&noInfoLettre=711

Liste de salles dans les hôtels

http://www.montrealinfo.com/common/infolettre_view_pdf.php?language=fr&noInfoLettre=759

Blogue de Marie-Annick Boisvert -  Salle de 20 à 400 personnes et +

salles 20 à 200 personnes  et salles de 200 personnes et +

Liste de terrasses de Montréal Info -  liste de terrasses

Liste de terrasses de Marie-Annick Boisvert http://www.marianik.com/2010/04/07/terrasse/ .

Liste de bars de Pierre Bellerose - liste des bars tendances de Montréal

Magazines événementiels

Info-Presse Guide événement 2011  

http://www2.infopresse.com/blogs/actualites/archive/2010/10/08/article-35801.aspx

Le Planificateur www.leplanificateur.ca

M&C Mag  www.mcmag.com

Special Event  www.specialevents.com

Ignite

One+

Montréal Info  www.montrealinfo.com

Guide des organisateurs d’événements www.guideorganisateur.com.

Guide des sorties de groupe www.sortiesdegroupe.com

Regroupements

MPI Montréal & Québec  www.mpimontreal.com

Festivals et événements au Québec  www.festivals.qc.ca

Regroupement des événements majeurs internationaux www.remi.qc.ca

Offres et demandes d’emplois en événements

 Groupe Facebook d'offres et demandes d’emploi en organisation d’événements

Un article d'Andréanne Mathieu

On vous a souvent parlé de devenir travailleur autonome en organisation d’événements et de se partir à son compte. Aujourd’hui, je vous parle totalement du contraire, soit être travailleur autonome et faire le saut pour devenir chef de projets dans une agence événementielle. C'est ce qui m'arrive et j’avais envie de vous faire part de ce qui a motivé mon choix.

J’aimais beaucoup la vie de travailleur autonome et je n’avais pas l’intention de travailler dans une agence… mais il y a certaines rencontres dans la vie qui semblent chambarder bien des choses. C’est ce qui est arrivé lors de ma rencontre avec Altitude C. J’ai été rapidement attirée vers le travail d’équipe, l’ambiance et l’esprit de création qui se dégageaient des bureaux de production. Je n’aurais pas fait le saut avec une agence qui ne me rejoignait pas, mais dans cette entreprise, la qualité de la logistique et la création sont mis de l’avant sur un pied d’égalité, ce qui correspond tout à fait à ma vision de l’événementiel.

Il va sans dire que cette décision impliquait pour moi des moments de réflexion. Disciplinée, autonome et entrepreneure, je me plaisais à gérer mes horaires et mes contrats. Toutefois, je ne connaissais pas la force d’une équipe pour créer un événement; tirer profit des forces de chacun, les moments d’échanges entre collègues, le brainstorming et la volonté de gagner en équipe !

À chaque matin, je passais de ma chambre à coucher…à mon bureau... 12 pas plus loin. Pas beaucoup de trafic à l’horizon vous me direz. Effectivement ! Mais peu de gens également pour échanger.

Le lendemain de mon dernier événement à mon compte, je suis passée au bureau d’Altitude C. Quel fût mon accueil : une main d’applaudissement de toute l’équipe pour me féliciter et de grands sourires pour m’accueillir ! Je ne connais pas la vie de bureau….et je crois avoir trouvé toute qu’une équipe ! Les filles sont géniales (l’équipe est composée majoritairement des filles, domaine événementiel oblige!). Et que dire des projets événementiels; gestion du salon de la coupe Rogers à Montréal et Toronto, Grands prix du génie-conseil québécois, 100^e anniversaire de SNC-Lavalin et tous les événements de Tata Communications ici, et à l’international. Que de beaux défis à réaliser.

Ce sont pour toutes ces raisons que j’ai voulu rejoindre l’équipe à titre de chef de projets. Je tenais à partager ce changement avec vous, puisque cela se reflètera certainement dans mes articles futurs.

Ah, et comme je m’occuperai des médias sociaux pour Altitude, joignez-vous à nous !

Bonne semaine !

Andréanne

PS : Ce matin j’ai vécu le dilemme du « Qu’est-ce que je mets? » et ça m’a bien fait sourire.

Pour ceux qui ne connaissent pas le magazine One+ de MPI, je vous invite à consulter l’édition en ligne de mars/avril où on retrouve, entre autres, des statistiques du milieu très intéressantes en pages 71 à 74, ainsi qu’un très bon article sur les technologies.

Parlant magazine, ne manquez pas le spécial « Réussir son événement » dans le magazine les Affaires, en kiosque le 16 avril 2011. Voici leur résumé : Guide pratique pour un événement réussi - On n’organise plus un événement comme il y a cinq ans. Aujourd’hui, pour se distinguer parmi le flot d’activités corporatives (lancements, galas, soirées bénéfice, etc.), il faut être à la fine pointe tout en ne perdant pas de vue les incontournables qui font de l’organisation d’un événement un succès; les étapes clés d’un événement réussi, budget limité : quels aspects privilégier ?,  des références pour mettre du piquant dans vos événements.

Ce guide pratique présentera les étapes indispensables pour faire de tout événement un succès et fournira des ressources pour conjuguer originalité et efficacité.

Mardi dernier, Brigitte cardinal a fait le lancement de son outil Bridge4Events, un portail qui sera très utile pour tous intervenants en organisation d’événements, que vous soyez fournisseurs ou planificateurs. Si vous n’avez pas pu assister au lancement, je vous invite à regarder la vidéo de cet outil, ainsi que les photos du lancement. Chapeau à Brigitte, une fille que j’adore, qui a de la « drive » et qui a travaillé très fort pour nous offrir ce portail de qualité !

Un autre événement du milieu qui approche à grands pas, le Salon Symposium de l’événement corporatif, qui aura lieu le 28 mars au Centre de Sciences de Montréal. En plus de pouvoir y rencontrer plus de 100 exposants du milieu événementiel, j’y donnerai un atelier sur les outils technologiques à utiliser lors de vos événements et vous parlerai des médias sociaux.

Le magazine Le planificateur organise un 5 à 7 le 29 mars au Château Ramezay , uniquement pour les planificateurs d’événements. C’est une excellente occasion de réseauter entre nous et d’échanger sur notre passion des événements. Cliquez ici pour vous inscrire !